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Qualité, sécurité, confidentialité

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Depuis sa création, SMSI adhère à la Fédération Syntec (Syntec Numérique). Notre société marque ainsi son souci du respect du code de déontologie dans son domaine d’expertise et vous garantit ses compétences techniques.

1. Procédures de contrôle qualité

Plusieurs procédures sont mises en œuvre par SMSI, pour chaque étape de la chaîne de traitement.

  • l’élaboration d’un programme spécifique de traitement, selon votre cahier des charges et adapté à chaque type de document. Des fichiers tests vous sont transmis pour valider les différents paramètres avant production.
  • la spécialisation du personnel, par la formation d’une équipe spécifiquement dédiée à votre dossier et formée sur l’application client.
  • la préparation des documents, en lots de numérisation ou de saisie, identifiés par un numéro de lot. Ce numéro, reporté dans nos fichiers internes de production, permet d’assurer une meilleure traçabilité.
  • le contrôle systématique de qualité, pour la numérisation, la LAD et la saisie de données. Ce contrôle s’effectue sur les fichiers d’images (nombre d’images exportées, lisibilité, qualité, indexation), ainsi que sur les fichiers de données.
  • la mise à jour quotidienne des tableaux de bord, pour le suivi de production.

2. Dispositifs de sécurité

Assurer la sécurité de vos données est un point clé de notre métier. Nos locaux et nos outils de production disposent de dispositifs de sécurité sûrs et fiables, qui vous garantissent un traitement rigoureux de vos documents :

  • l’accès à l’atelier de production est contrôlé par un système d’alarme périmétrique et volumétrique. Il possède également un système de protection incendie.
  • notre parc informatique est protégé par onduleur et bénéficie de la Protection Symantec Endpoint avec niveau de sécurité élevé.
  • l’ensemble des données et images sont sauvegardées deux fois par jour sur deux serveurs distincts situés dans une salle climatisée et d’accès protégé.
  • sur tous les postes de travail, les accès informatiques sont sécurisés par code agent et mot de passe, selon les autorisations données à chaque membre de l’équipe.

3. Respect de la confidentialité

SMSI veille à respecter le caractère strictement confidentiel des documents et des données traités en son sein. Ainsi, l’ensemble du personnel est soumis à un engagement de confidentialité, qui peut être enrichi par une clause spécifique concernant la sensibilité d’une partie ou de l’ensemble des documents que vous nous confiez.

À l’issue du traitement des documents, ceux-ci sont conservés dans une pièce sécurisée prévue à cet effet. Seules les personnes habilitées peuvent y avoir accès. Les fichiers de données et d’images sont également archivés de manière sécurisée par SMSI et peuvent être détruits à votre demande, tout comme les documents physiques. Nous fournissons alors un certificat attestant de la destruction des bases et archives en notre possession